LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ERP Y CRM
En la actualidad el uso de las tecnologías en las organizaciones se torna más una necesidad estratégica para su sobrevivencia de las mismas que un lujo. Ante el incremento de la competencia y la gran cantidad de información que día a día se genera, tenerla de manera oportuna se ha vuelto vital para una acertada toma de decisiones. Por esto, poseer un sistema de información automatizada genera una ventaja competitiva.
Un sistema de información es un modelo formado por una serie de elementos interrelacionados entre sí que ayuda al desempeño de las actividades en todos los niveles de la organización mediante el suministro de la información adecuada, con la calidad suficiente, a la persona apropiada en el momento y lugar oportuno, con el formato más útil para el receptor.
Los valores agregados de un sistema de información en las organizaciones son la eficacia, la reducción de costos y una mejor calidad de las mismas. De ahí la importancia de coordinar los flujos y registro de la información necesaria para llevar a cabo las funciones de una empresa de acuerdo con su planteamiento o estrategia de negocio.
Los sistemas básicos que componen un sistema de información en una organización son:
- Sistemas de recursos humanos.
- Sistema de gestión comercial y marketing.
- Sistema de gestión contable y financiera.
- Sistema de control de existencias y de producción.
Cabe destacar que los sistemas existen dentro de un ambiente/entorno como componentes de un nivel superior y estos no deberán ser considerados islas informáticas, sino estar relacionados con el mismo.
Se conforman por cuatro elementos: las personas, la información, los procedimientos y hábitos, y el equipo de soporte.
Los sistemas de información tienen tres principios fundamentales para una correcta funcionalidad: descomposición, simplificación y desacoplamiento, procurándose la máxima cohesión, mínimo acoplamiento y poca cargabilidad.
ERP
Por sus siglas en inglés Enterprise Resourse Planning (Planeación de los Recursos Empresariales), es un sistema de información tipo back-office; es decir, es un sistema que controla los recursos y procesos “internos” de la empresa, los unifica e integra, mejora el funcionamiento de la misma, su control y da soporte para la toma de las decisiones.
Las características de un ERP son crear un marco estable, portable y adaptable; genera la necesidad de consolidar y unificar las funciones de la organización, integra las tecnologías y crea las bases sobre las cuales nuevas aplicaciones pueden ser desarrolladas, por ejemplo el CRM.
Las ventajas que presenta la implementación de un ERP son: reducción de costos, aumento de la productividad, automatización de los procesos, ayuda a gestionar las áreas de la empresa y facilita la integración completa de la misma.
CRM
Por sus siglas en inglés Costumer Relationship Managment (Administración de las relaciones con el cliente) es un sistema de información tipo front-office; es decir, que está en contacto directo con el cliente, por lo que se orienta al mismo, tanto en estructura, proceso y estrategia.
El CRM mejora la gestión de la organización en torno al comportamiento de sus clientes, automatiza y mejora los procesos de negocio asociados de la relación empresa-cliente y está centrada en tres actividades de la organización, ventas, marketing y atención/servicio al cliente.
Incrementar el conocimiento que se tiene con cada uno de los clientes y a partir de éste construir relaciones altamente rentables y duraderas con los mismos, permite que la organización pueda optimizar y personalizar su trato, generando una diferenciación, ya sea de los clientes para determinar cuáles son más rentables y enfocar a ellos los esfuerzos, como en la diferenciación de los productos con respecto a la competencia.
El CRM crea un marco adecuado para realizar las mejoras necesarias tanto en los productos y servicios y permitir una experiencia positiva en los clientes.
Para que un sistema de información pueda ser implementado de manera exitosa deberá poseer una visión amplia de lo que se quiere lograr, así como determinar el punto de partida, seguido de una planeación estratégica adecuada.
El 60% de las organizaciones fallan al tratar de implementar algún sistema de información carecer de compromiso y disponibilidad de tiempo, dinero y esfuerzo suficientes. Por ello se recomienda que exista un departamento especializado en la empresa para su manejo, que mantenga una estrecha comunicación con todas las áreas. Además de establecer un verdadero compromiso, tanto de la alta gerencia para facilitar su gestión, como de toda la organización en su implementación.
MEDIOS ELECTRÓNICOS
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